Особиста справка: нотатки до візитів
Як записувати нотатки спеціаліста про кожен візит клієнта, де їх переглядати і хто з команди має до них доступ.
Оновлено
На цій сторінці
Як увімкнутиЯк додати нотатку до візитуДе переглядати нотаткиХто бачить нотаткиЯк змінити або видалити нотаткуЧасті питання«Особиста справка» — це нотатки спеціаліста про кожен окремий візит: стан клієнта, що робили, які рекомендації дали. Наступного разу ви чи ваш колега відкриєте історію й одразу побачите, що було минулого разу.
На відміну від «Нотаток» у картці клієнта, запис особистої справки прив'язаний до конкретного візиту й має автора.
Як увімкнути
- Відкрийте «Налаштування» → «Бронювання».
- У блоці «Додаткові функції» увімкніть «Особиста справка».
- Натисніть «Зберегти».
Функцію вмикає лише власник, і вона діє для всієї команди.
Як додати нотатку до візиту
Нотатка пишеться, коли ви завершуєте візит:
- Відкрийте запис у календарі. Кнопка «Завершити візит» з'являється, коли час запису вже настав.
- Заповніть поле «Нотатка про візит (особиста справка)».
- Натисніть «Завершити візит» і підтвердьте: «Позначити цей візит завершеним?».
Поле необов'язкове: якщо залишити його порожнім, візит просто завершиться без нотатки. Докладніше про завершення візиту — у статті Завершення візиту й неявка.
Співробітник може завершити свій візит і написати нотатку у своєму кабінеті «Мій календар» — окремий дозвіл для цього не потрібен. Якщо візит уже завершено без нотатки, спеціаліст цього візиту може додати її пізніше: відкрити завершений запис у «Мій календар», заповнити поле «Нотатка про візит (особиста справка)» і натиснути «Зберегти нотатку».
Де переглядати нотатки
Власник бачить усі нотатки в картці клієнта: «Клієнти» → клієнт → блок «Особиста справка». Біля кожної нотатки — дата візиту, послуга й автор.
Співробітник бачить нотатку в «Мій календар», коли відкриває завершений запис, — у блоці «Нотатка про візит (особиста справка)».
Хто бачить нотатки
- Власник — завжди, для всіх клієнтів.
- Спеціаліст, який проводив візит, — нотатки до своїх записів.
- Інші спеціалісти — лише з дозволом «Бачити особисту справку клієнтів у записах інших спеціалістів».
Дозвіл налаштовується в розділі «Команда» → співробітник → «Доступ до кабінету». Щоб співробітник узагалі міг відкривати записи колег, йому також потрібен дозвіл «Бачити календарі інших співробітників». Докладніше — у статті Права доступу співробітника.
Клієнт нотаток особистої справки не бачить.
Як змінити або видалити нотатку
Власник може змінити будь-яку нотатку після завершення візиту:
- «Клієнти» → відкрийте клієнта.
- У блоці «Особиста справка» виправте текст потрібної нотатки.
- Натисніть «Зберегти». З'явиться «Нотатку збережено.»
Щоб видалити нотатку, зітріть увесь текст і натисніть «Зберегти».
Спеціаліст може змінити або видалити свою нотатку до свого візиту в «Мій календар»: відкрийте завершений запис, виправте або зітріть текст і натисніть «Зберегти нотатку». Нотатки, написані іншими, спеціаліст змінити не може.
Часті питання
Чому немає поля для нотатки?
Перевірте, що «Особиста справка» увімкнена в «Налаштування» → «Бронювання». Поле з'являється лише разом із кнопкою «Завершити візит» — тобто для підтвердженого запису, час якого вже настав.
Чи можна додати нотатку до візиту, який уже завершено без неї?
Так. Спеціаліст цього візиту відкриває завершений запис у «Мій календар», пише нотатку і натискає «Зберегти нотатку».
Співробітник не бачить нотаток колег.
Увімкніть йому дозволи «Бачити особисту справку клієнтів у записах інших спеціалістів» і «Бачити календарі інших співробітників».
Скільки тексту вміщує нотатка?
До 10 000 символів.